Az emberiség valódi történelmének nagy része az őskor és a korai ókor homályába vész, mert nem létezett írás, és így nem volt más mód az információk átadására, csak szóban. A szóbeli hagyomány azonban jellemzően csak néhány száz évre korlátozódik, és egy adott kultúrához kötődik, így ha a kultúra eltűnik, az emlékek is elvesznek, és a történelmet másképp nem lehet rekonstruálni, csak régészeti úton – történetek és nevek nélkül.
A legrégebbi adatrögzítési formának a csontokra és fára vésett rovátkák tekinthetők, amelyeket ráadásul ketté lehetett hasítani, így például ajándékok, kölcsönök vagy adófizetés nyilvántartására szolgálhattak, miközben a hitelességet úgy lehetett ellenőrizni, hogy a két felet összeillesztették. Ezt a rendszert nagyon sokáig használták – például egészen a középkori Angliáig. Más, már szimbolikus jelentéssel bíró rögzítési formák voltak a piktogramok (képi jelek) és a petroglifák, vagyis a kőbe vésett szimbólumok.
Az igazi áttörést az írás megjelenése jelentette, amely lehetővé tette az összetett információk és nevek rögzítését is. A legrégebbi írásrendszerek közé tartoznak például a hieroglifák azok egyszerűsített változataival (hieratikus és démotikus írás), valamint az ékírás, amely először választotta el a rögzítés akusztikus összetevőjét annak írásos formájától, így több közel-keleti civilizáció is használta, például a hettiták is, akik harcos nép voltak, és az ékírást átvették. (Az a felfedezés, hogy a hettita nyelv teljesen eltér a közel-keleti nyelvektől, és annak megfejtése a cseh orientalista, Bedřich Hrozný professzor érdeme.)
A kőbe való írás tartós rögzítési formát kínált, de munka- és költségigényes volt. Az egyiptomiak ezért jegyzetelésre osztrakákat (lapos mészkőtöredékeket) és papiruszt használtak, amelyet a papiruszsás (cyperus papyrus) szárából készítettek. A sumérok és a babiloniak ezzel szemben agyagtáblákat alkalmaztak, amelyekhez a benyomkodott ékírás különösen alkalmas volt – ráadásul ki is lehetett őket égetni, így nagy ellenálló képességet nyertek. Más kultúrák további technikákat használtak: például a rómaiak jegyzetelésre viasztáblákat alkalmaztak, amelyek lehetővé tették a törlést, ólomtáblákat, amelyek megkönnyítették a rövid üzenetek rögzítését, értékes irodalmi művekhez pedig pergament, egy rendkívül tartós, állati bőrből készült anyagot. Ez annyira értékes volt, hogy később a régi könyveket lekaparták és újra átírták, így jött létre az úgynevezett palimpszeszt.
Az igazi forradalom csak a papír feltalálásával érkezett, amely Kínában körülbelül 100 körül jött létre, majd fokozatosan Perzsián keresztül végül 1100 körül jutott el Európába. A papír lényegesen olcsóbb és hozzáférhetőbb volt, mint korábbi alternatívái – és lehetővé tette a jegyzetek egyszerű rögzítését. A papírral pedig gyakorlatilag a következő ezer évben is szoros kapcsolatban maradtunk, miközben egyre fejlettebb technológiák egészítették ki, mint a ceruza, a toll, a könyvnyomtatás feltalálása, majd a nagy teljesítményű nyomdagépek megjelenése óriási rotációs gépekkel – és ezzel párhuzamosan a számítógépes nyomtatók, amelyek lehetővé tették, hogy bárki nyomtathasson a számítógépéről.
Ezeknek az anyagoknak eltérő tulajdonságaik és élettartamuk van, de egyik sem elpusztíthatatlan. Ez például a 18. században mutatkozott meg, amikor az egyiptomi papiruszok Európába szállítása során sok elveszett a nedvesség miatt: száraz környezetben a papirusz évezredeken át kitart, nedves környezetben azonban penészedik, és mivel szerves anyagról van szó, a rovarok is megtámadják. A nedvesség a táblákra is veszélyes, a pergamen ellenállóbb anyag, de azt is tönkretehetik a rovarok.
A papír olcsó, de nagyon könnyen ég, ezért a könyvtárak számára a legnagyobb kockázatot a tüzek jelentik. A megfelelően tárolt papír azonban képes lehet évezredeken át fennmaradni. Ezért továbbra is ajánlott a fontos dokumentumokat archiválási (acid-free) papírra nyomtatni vízálló tintát használó nyomtatóval, hogy a valóban kritikus információk a digitális adathordozók elvesztése vagy megsemmisülése esetén is megmaradjanak.
