Microsoft PowerPoint: letöltés, funkciók és alapvető használat (ÚTMUTATÓ)

Microsoft PowerPoint (ÚTMUTATÓ) – TARTALOM

• MS PowerPoint: Mire képes és vajon minden verzió ugyanazt tudja-e?
• Honnan lehet letölteni a PowerPointot és hogyan kell aktiválni?
• 1) Indítsd el a programot és hozd létre az első PowerPoint prezentációdat
• 2) Diák (szlájdok) és szervezésük az MS PowerPointban
• 3) MS PowerPoint: parancsok és alapvető eszközök
• 4) Szövegdobozok és szövegszerkesztés a PowerPointban
• 5) Képek beillesztése a PowerPoint prezentációba
• 6) Animáció vagy fokozatos átfedés a PowerPointban
• 7) Hogyan ments el PowerPoint prezentációt?
• 8) Indítsd el és játszd le a prezentációt

MS PowerPoint: Mire képes és vajon minden verzió ugyanazt tudja-e?

A Microsoft PowerPoint egy olyan szoftver, amelyet (elsősorban) előadásokhoz használt képanyagok létrehozására és böngészésére terveztek. Ezek a vizuális anyagok lineárisan elrendezett képekből állnak, és egy egészként prezentációnak hívjuk őket, annak ellenére, hogy valójában csak az előadás anyagai (a prezentáció egy előadás, azaz egy megbeszélés, ahol bemutatjuk az előkészített anyagunkat a közönségnek). Azonban, a prezentáció megnevezés, mint a jelen szerkezet elektronikus fájljainak megnevezése olyan jól felépített, hogy nincs értelme egyéb megjelölés használatának.

MS Office PowerPoint mindenekelőtt lehetővé teszi:

1. A diák egymás utáni rendezését, hogy azok megegyezzenek a sorrenddel, amelyben be akarod mutatni őket a közönségnek.
2. Szövegek, képek, diagramok és más típusú tartalmak beillesztését a prezentációba.
3. Animációk használatát, amelynek köszönhetően fokozatosan tölthetsz be tartalmat egy szlájdon keresztül.
4. Képek kialakításának létrehozását és módosítását azok információs és vizuális értékük növelése érdekében.
5. A Presenter View használatát, hogy két részre oszthasd a tartalmat - egy szekcióra, amelyet a közönség lát, és a másikra, amelyet csak az előadó lát. Ez jobb rálátást nyújt a prezentáció menetére, illetve lehetővé teszi, hogy az egyes szlájdokat a saját jegyzeteiddel lásd el.

A PowerPoint eszköz, természetesen, jelentősen szélesebb körű és nem csak az általános funkcionális területekre korlátozódik, hanem speciális eszközökre is oszlik. Ebben az útmutatóban bemutatjuk a fontosabbakat, a többi a haladó felhasználóknak való, de te is feltérképezheted őket, ha már otthonosan mozogsz az MS PowerPoint környezetben.

A Microsoft PowerPoint legújabb verziója a PowerPoint 2019, amellyel ebben az útmutatóban is dolgozni fogunk. A Microsoft Office 2019 irodai csomag részeként vagy egy Office 365 feliratkozás révén tehetsz rá szert. De még a PowerPoint korábbi, 2013-as vagy 2016-os verziója is elérhető. Minden alapvető funkció, amelyet az útmutatóban is bemutatunk, ugyanazon a helyen található meg bennük, csak másképp néznek ki. Az elnevezésük viszont ugyanaz. 

Honnan lehet letölteni a PowerPointot és hogyan kell aktiválni?

Mivel sokan - akik érdeklődnek az MS PowerPoint használatára vonatkozó utasítások iránt - már megvásárolták és letöltötték a szoftvert, ezért nem fogjuk erre fecsérelni a szót, főleg, mivel az MS Office csomag aktiválása és telepítése viszonylag egyértelmű. Ha az Alza.hu-n veszed meg a licenszt, a termékkulcsot az Alza felhasználói fiókodon keresztül fogod megkapni. A beregisztrálást követően használatod a beváltási oldalon egy már meglévő Microsoft fiókban, vagy létrehozhatsz egy újat.

Alternatívaként a munkáltató vagy az iskola révén is hozzáférhetsz a Microsoft 365 csomaghoz. Ebben az esetben a webes alkalmazás is elérhető a böngészőben, valamint egy letöltési link. Megtalálhatod az Office 365 főoldalán az Office telepítése alatt és az Office 365 alkalmazásban. A telepítés ezt követően már rendkívül egyszerű - csak nyisd meg a letöltött fájlt és kövesd az egyszerűen szervezett telepítési folyamatot.

1) Indítsd el a programot és hozd létre az első PowerPoint prezentációdat

Kezdjük, természetesen, a Microsoft PowerPoint program futtatásával. A sikeres telepítés után a parancsikont megtalálhatod az asztalon, vagy megkeresheted a számítógépen. Windows 10-ben egyszerű: nyisd meg a start menüt (Windows billentyű vagy kattints az ikonra a tálca bal sarkában), kezd el begépelni, hogy powerpoint ..., majd, amikor a PowerPoint ikon megjelenik, kattints rá.

Amikor megjelenik a főoldal, az Üres Bemutatóra kattintva azonnal új prezentációt kezdhetsz. Ez egy üres, nem mentett fájlt hoz létre minimális előre beállított stílussal. Ez a legjobb választás, ha egy egyszerű vizuális prezentációt szeretnél készíteni, és mindenképp te akarod kialakítani a megjelenését. Közvetlenül az egyik előre beállított stílussal is készíthetsz bemutatót, amelyet egyébként utólag is tudsz szerkeszteni. Ha a Kezdőlapon kiválasztott stílusok között nem találod meg az igazit, az Új fül alatt többet is találhatsz. 

Ezután egy üres oldalt fogsz látni egy nagy, A cím beírásához kattintson ide felirattal.

2) Diák (szlájdok) és szervezésük az MS PowerPointban

Egy dia (gyakran slide vagy szlájd) minden prezentáció sarokköve. A bal oszlop használatával a PowerPoint lehetővé teszi ezen szlájdok elrendezését. Könnyedén hozzáadhatod, eltávolíthatod vagy mozgathatod őket. Diavetítéskor a diák sorrendben felülről lefelé haladnak. Új szlájd hozzáadásához kattints bárhová a bal oldali oszlopban, vagy az Új dia ikonra a Kezdőlapon. Ez a gomb el van felezve: a felső részére kattintva egy standard képet hozhatsz létre, míg az alsó részére kattintva megjelenik egy menü, ahol az elrendezést választhatod ki.

3) MS PowerPoint: parancsok és alapvető eszközök

A Microsoft PowerPoint ablak tetején láthatóan domináns menüszalag foglal helyet, amelyben gyakorlatilag minden, a szoftver által rendelkezésre bocsájtott eszköz megtalálható. Legfelül találhatóak a parancsok (Kezdőlap, Beszúrás, Tervezés stb.), alattuk pedig egy ablak magukkal az eszközökkel. Ezt a szekciót hívják Menüszalagnak, amely mindig az éppen aktuális parancsnak megfelelően változik. Az eszközök az egyszerűbb navigálás érdekében további kategóriákra (Diák, Betűtípus, Bekezdés stb.) oszlanak.

1. Karty
2. Pás karet
3. Kategorie

Néhány eszköz el van szürkülve és nem használható - az aktiválásukhoz először kattints arra az elemre, amelyet a választott eszközzel szerkeszteni szeretnél - általában a szövegdoboz vagy a kép. Nyilvánvaló, hogy például, a szöveg átméretezéséhez először a szerkesztendő szövegre kell kattintani.

4) Szövegdobozok és szövegszerkesztés a PowerPointban

Habár nem lehet aránytalanul nagy, a szöveg mégis a prezentációk szerves részét képezi. Az MS PowerPointban úgy nevezett szövegdobozokba illeszthetjük be a szöveget. A Word szövegszerkesztők oldalaival ellentétben a PowerPoint szlájdoknál nincs előre meghatározott sortávolság, ám ez a sortávolság átkerül a szövegdobozokba, amelyen belül szerkeszthetjük a szöveget.

Szövegmezőt a Beszúrás fül használatával adhatunk hozzá a diához, amelynek jobb oldalán a Szövegdobozra kattintva a kurzor megváltozik. Ahová most a dián kattintunk, ott egy szövegdoboz jön létre. Ha duplán rákattintasz a Szövegdoboz ikonra, a dia közepén megjelenik maga a szövegdoboz. Ha szeretnéd máshová rakni a szövegdobozt, kattints a bal egérgombbal a belsejébe (a kurzor egy nyilakban végződő keresztté alakul) és tedd máshová a dián belül. Újraméretezés esetén ugyanez a teendő, csak kattints a szövegdoboz egyik pontjára.

Ezután a szövegszerkesztéshez egyszerűen csak kattints a szövegdobozba és kezdj el gépelni. A szöveg kiemelése után, természetesen, a Kezdőlapon a Betűtípus fül alatt testre szabhatod a stílust, a méretet és a színt. Mellette található a Bekezdés kategóriája, amellyel változtathatsz a szöveg igazításán, a sortávon, listákat szúrhatsz be és így tovább.

5) Képek beillesztése a PowerPoint prezentációba

A képek beillesztése nem különbözik sokban a szövegdobozok beillesztésétől. Mindössze annyit kell tenned, hogy egy másik, nevezetesen a Képek gombra kattintasz a Beszúrás fül alatt. Ekkor lenyílik a menü, amelyben kiválaszthatjuk az Ez az eszköz...-t, amely után felugrik a Windows Explorer ablaka. Keresd meg és emeld ki benne a képet, amelyet be szeretnél illeszteni, majd a folytatáshoz kattints a Beszúrás gombra. Ez beilleszti a képet a szerkesztendő képbe. A mérete és elhelyezése ugyanúgy módosítható, mint a szövegdobozok esetében. 

Nem csak a számítógépedről tölthetsz fel képet, hanem a beépített Bing böngészőnek köszönhetően közvetlenül az Internetről is. Csak ebben az esetben ügyelj rá, hogy ne sérts meg a szabadon hozzáférhető képekre vonatkozó szerzői jogokat. A kockázat elkerülése érdekében pipáld be a Csak Creative Common-tartalmak négyzetet. Miután a Képekre kattintottál, folytad az Online képek...-kel, ekkor megjelenik egy új ablak, írd be a keresett szót a keresőmezőbe, majd válaszd ki a megfelelő képet és fejezd be a beillesztést a Beszúrás (1) gombra kattintva.

6) Animáció vagy fokozatos átfedés a PowerPointban

Az animáció ijesztő lehet egy kezdő számára, de a PowerPointban található praktikus eszközkészlet lehetővé teszi, hogy egy képnél valami sokkal jobbat helyezz a képbe - a tartalom fokozatos feltárását egyetlen kép keretén belül. Szinte az összes prezentációban használhatsz animációkat: kérdést szeretnél feltenni a közönségnek, de nem szeretnéd egyidejűleg a választ is felfedni? Vagy szeretnéd a különféle alfejezeteket egymás után megnevezni? Az animációkkal megteheted ezt. 

Az animációk működésbe hozása rendkívül egyszerű. Csak kattints arra az elemre, amelyet először szeretnél betölteni, majd az Animáció fülre, kattints az Animáció hozzáadása gombra, majd a Megjelenés gombra. Ha ez kész, egy kis szám fog megjelenni a kiválasztott elem mellett, jelezve a betöltés sorrendjét, amely eltűnik, ha több elemhez adsz hozzá animációt. A betöltés sorrendjét az Animációs ablaktáblában módosíthatod, amely nem messze az Animáció hozzáadása gombtól található. Itt a lefele gomb lenyomásával és az egér lehúzásával mozgathatod az elemeket.

Egyszerre akár több elemet is betölthetsz. Ehhez kattints az animációs munkaablakban arra az elemre, amelyet az azt megelőző elemmel együtt be szeretnél tölteni, majd menj az Indítás gombra az Animáció fülön, ahol a Lejátszás mellett egyéb opciókat is találhatsz. Válaszd az Előzővel együtt opciót. Így a prezentáció eleme ugyanakkor fog megjelenni, mint az előző elem. Az elemeket akár össze is kapcsolhatod - ha a harmadik elemet hozzákapcsolód a másodikhoz, mindkettő az előző elemmel együtt fog megjelenni.

7) Hogyan ments el PowerPoint prezentációt?

A prezentációt érdemes folyamatosan menteni, nem csak a végén. Ezzel megelőzhető a beállítások véletlenszerű elvesztése, ráadásul rengeteg időt és stresszt spórolhatsz meg egy váratlan hiba esetén. Azonban, mint minden PowePointos művelet, a munkád mentése is gyerekjáték. Menj a Fájl fülre, amely a prezentáció létrehozását lehetővé tévő környezethez hasonlító oldalra vezet.

Majd kattints a Mentés másként gombra a bal oldali oszlopban, és válaszd az Ez a gép opciót. Ez az integrált fájlkezelőhöz vezet, ahol megtalálhatod a fájl mentési helyének elérési útját. Ha ez a kialakítás nem megfelelő a számodra, kattints az elérési útra (a fájlnév mező feletti mappa ikon mellett található szöveg), amely megnyitja a klasszikus Windows Explorert. Írd be a fájl nevét, a formátumát, majd mentsd el. Ha egyéb változtatásokat is végeztél, a mentett fájl a bal felső sarokban helyet foglaló floppy ikonra kattintva vagy a Ctrl + s billentyűkombinációval írhatod felül.

8) Indítsd el és játszd le a prezentációt

Ha végeztél és elmentetted a prezentációdat, valószínűleg meg akarod majd mutatni a közönségednek. Ehhez, természetesen, el kell indítanod azt a következő módok egyikén: a legegyszerűbb mód az F5 billentyű megnyomása, amely az elejéről indítja el a prezentációt. A PowerPoint felső részének bal oldalán található gomb ugyanezt a funkciót képviseli. További lehetőségként megnyomhatod az alsó sáv jobb oldali gombját - ez attól a diától kezdve indítja el a diavetítést, amelyen jelenleg állsz. Ezután a prezentációban az enter vagy a szóköz billentyűvel, az egérgombokkal vagy a nyilak segítségével mozoghatsz.

Használhatod a Előadói nézetet (Presenter View) is, amely a Diavetítés fülön a a Monitorok részen található. Ha egy monitort és egy képernyőt csatlakoztatsz a számítógépedhez, az egyiken csak a prezentáció tartalma fog megjelenni, egy speciális felület pedig a másikon, amelyben nem csak magát a bemutatót láthatod, hanem egy másik diát és különféle vezérlőgombokat is, és végül, de nem utolsó sorban, a jegyzeteidet. Minden egyes diához tartozik saját jegyzet, amelyet csak te fogsz látni, ha bekapcsolod az Előadói nézetet. A szerkesztésüket a felugró ablak segítségével végezheted el, amely akkor jelenik meg, ha a PowerPoint alsó sávjában a Jegyzetek gombra kattintasz.

A Microsoft Office PowerPoint egy intuitív környezet, amelyet szinte bárki képes kezelni. Az alapvető funkciók elsajátításához elegendő mindössze tíz perc, amelyet követően már a prezentációk tartalmának csiszolására összpontosíthatsz.